Jakie narzędzia biznesowe wspomagają organizowanie pracy?

Efektywność w środowisku biznesowym to zagadnienie, które stawia wyzwania związane z efektywnym zarządzaniem czasem i organizacją zadań. Aby sprostać tym wymaganiom, warto korzystać z narzędzi, które wspomagają planowanie, priorytetyzację oraz eliminowanie rozpraszaczy. 

Ustalanie priorytetów: techniki ABCDE i matryca Eisenhowera

Skuteczne zarządzanie czasem zaczyna się od właściwego ustalania priorytetów. Technika ABCDE polega na klasyfikowaniu zadań według ich ważności i pilności:

• A: Zadania bardzo ważne, wymagające natychmiastowego wykonania.
• B: Zadania ważne, ale nie pilne.
• C: Zadania miłe do wykonania, ale nieistotne dla długoterminowych celów.
• D: Zadania do delegowania.
• E: Zadania do eliminacji.

Innym efektywną metodą jest matryca Eisenhowera, która dzieli zadania na cztery kategorie:

1. Ważne i pilne: wymagające natychmiastowej uwagi.
2. Ważne, ale niepilne: strategiczne, do zaplanowania na później.
3. Pilne, ale nieważne: do delegowania.
4. Nieważne i niepilne: do zignorowania lub odłożenia.

Stosowanie tych metod pomaga skupić się na zadaniach, które rzeczywiście mają znaczenie.

Planowanie i organizacja: listy zadań, kalendarze i metoda SMART

Tworzenie list zadań to podstawowy element organizacji pracy. Listy powinny być realistyczne i dostosowane do dostępnego czasu. Planowanie zadań na dzień przed ich wykonaniem pozwala na lepsze przygotowanie się do kolejnego dnia pracy. Korzystanie z kalendarzy i harmonogramów umożliwia lepsze zarządzanie czasem, a blokowanie czasu na konkretne zadania pozwala na skoncentrowanie się na nich bez przerw.

Metoda SMART to sposób na definiowanie celów, które są: Specyficzne (Specific), Mierzalne (Measurable), Osiągalne (Achievable), Realistyczne (Realistic) i Określone w czasie (Time-bound). 

Automatyzacja i delegowanie: klucz do efektywności

Umiejętność przekazywania zadań to jeden z fundamentów efektywnego zarządzania czasem, zwłaszcza w roli lidera. Nie każda czynność wymaga osobistego zaangażowania – warto oddać mniej kluczowe lub rutynowe działania innym członkom zespołu. Dzięki temu można skoncentrować się na zadaniach o większym znaczeniu strategicznym.

Automatyzacja procesów, takich jak przypomnienia o spotkaniach czy aktualizacje statusów projektów, może znacznie usprawnić pracę. Wykorzystanie odpowiednich narzędzi technologicznych pozwala na zaoszczędzenie czasu i zwiększenie efektywności.

Dopasowanie ról zespołowych dzięki Extended DISC®

W ramach organizacji pracy istotnym aspektem są prawidłowo dopasowane kompetencji i możliwości do wykonywanych zadań. Jednym z narzędzi, które pozwala na odkrycie predyspozycji pracowników, jest Extended DISC®. 

To badanie naturalnych zachowań pracowników – polega na wypełnieniu kwestionariusza on-line w kilkanaście. Następnie lider lub inna osoba uzyskuje analizę i raport, który opiera się na 4 podstawowych stylach zachowań. Spośród wielu informacji niezbędnych w kontekście organizacji pracy Extended DISC® pomaga również ocenić rolę zespołową danego pracownika. Badanie odpowiada m.in. na pytania jaka jest postawa w stosunku do pracy w grupie czy jaki jest jego wkład w postęp osiągany przez grupę. Umożliwia to na organizowanie pracy w taki sposób, aby maksymalnie efektywnie wykorzystać naturalne zdolności każdego z pracowników. Może to np. wskazać na konieczność zmiany roli w zespole, czy tworzeniu specjalnych grup, które będą wspólnie rozwiązywać konkretne zadania. Zapobiega to marnowaniu czasu i zasobów, które we współczesnym świecie biznesu są bezcenne.