Sezon wakacyjny to czas, w którym wiele firm mierzy się z koniecznością przetwarzania licznych wniosków urlopowych. Z największymi trudnościami zmagają się rzecz jasna pracownicy tych przedsiębiorstw, które nadal funkcjonują na podstawie papierowego obiegu dokumentów. Jak w takim razie możemy zoptymalizować związane z tym procesy i uniknąć potencjalnych opóźnień oraz błędów przy rozpatrywaniu wniosków? Najlepszym rozwiązaniem okaże się implementacja nowoczesnego programu do zarządzania urlopami.
Ograniczenia tradycyjnego obiegu wniosków urlopowych
Papierowy obieg wniosków urlopowych nadal funkcjonuje w wielu polskich przedsiębiorstwach. Wykorzystujące to rozwiązanie organizacje często nie są jednak świadome tego, jak negatywnie może on wpływać na efektywność firmy. Warto więc przyjrzeć się konkretnym ograniczeniom tradycyjnych wniosków i wskazać alternatywne metody zarządzania urlopami.
Konieczność przetwarzania i archiwizowania papierowych wniosków urlopowych oraz wyliczania wymiaru urlopu to duże wyzwanie przede wszystkim dla pracowników działu kadr. Zadanie to jest bowiem zwykle bardzo czasochłonne, przez co specjaliści ci mają mniej czasu na zajmowanie się innymi kluczowymi obowiązkami. Dodatkowo w przypadku średnich i dużych firm, w których w jednym momencie konieczne może być przetworzenie ogromnej liczby wniosków, ryzyko popełnienia błędu jest znacznie wyższe.
Tradycyjny obieg wniosków urlopowych stanowi jednak utrudnienie nie tylko dla działu kadr, ale także dla wszystkich innych zatrudnionych w firmie osób. Za każdym razem, gdy pracownicy chcą udać się na urlop, muszą oni uzupełnić, wydrukować i podpisać dokument, a następnie dostarczyć go przełożonemu. Proces ten pochłania czas zatrudnionych osób oraz sprawia, że muszą oni dłużej czekać na uzyskanie akceptacji wniosku urlopowego.
Elektroniczny obieg wniosków urlopowych – co to jest?
Jak widzimy, papierowy obieg wniosków urlopowych niesie za sobą liczne ograniczenia, które uniemożliwiają osiągnięcie pełnej efektywności. Co w takim razie zrobić, gdy zależy nam na optymalizacji tego procesu? Najlepszym wyborem będzie wdrożenie dobrego programu do zarządzania urlopami.
Wyposażone w taką funkcję oprogramowanie dla firm, takie jak na przykład LOGITO, pozwoli nam na składanie i akceptację wniosków urlopowych w wersji elektronicznej. Wszystkie związane z tym czynności będą odbywały się za pomocą odpowiedniej platformy, co zapewni pracownikom działu kadr oraz innym zatrudnionym w przedsiębiorstwie osobom znaczną oszczędność czasu.
To jednak nie koniec funkcjonalności zapewnianych przez elektroniczny obieg wniosków urlopowych. Dobry system pozwoli nam bowiem także na łatwiejsze wyliczanie wymiaru urlopu. Każdy pracownik będzie miał dodatkowo bezpośredni wgląd do tego, ile dni urlopowych może jeszcze wykorzystać. Wszystko to przełoży się na liczne udogodnienia dla zatrudnionych osób.
Program do zarządzania urlopami – jak działa to w praktyce?
Aby zrozumieć, jak faktycznie elektroniczny system do zarządzania urlopami usprawni pracę konkretnych osób, warto przyjrzeć się całemu procesowi obiegu wniosków z wykorzystaniem dobrej platformy. Może on więc wyglądać na przykład w następujący sposób:
- Pracownik loguje się do systemu, w którym widzi swój roczny wymiar urlopu oraz liczbę wykorzystanych, zaległych i dostępnych do wykorzystania dni urlopowych.
- Pracownik z pomocą kalendarza wybiera datę i typ urlopu (na przykład wypoczynkowy lub na żądanie); może wskazać także zastępującą go osobę.
- Osoba akceptująca wniosek urlopowy online od razu otrzymuje powiadomienie o wpłynięciu nowego dokumentu i podejmuje decyzję o jego zatwierdzeniu.
- Pracownik natychmiastowo dostaje informację o zaakceptowaniu wniosku.
- Liczba wykorzystanych i dostępnych dni urlopowych automatycznie aktualizuje się w systemie.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg wniosków urlopowych do firmy?
Stworzenie tak intuicyjnego i wygodnego obiegu wniosków urlopowych jest możliwe dzięki wdrożeniu odpowiedniego oprogramowania dla firm.
Jak jednak przeprowadzić cały proces implementacji takiego systemu?
W pierwszej kolejności musimy wyznaczyć to, na jakich funkcjonalnościach oprogramowania najbardziej nam zależy. Jeśli chcemy, by nowe narzędzie jak najlepiej odpowiadało realnym potrzebom naszej organizacji, warto na tym etapie uwzględnić między innymi oczekiwania naszego działu kadr. To właśnie wykonywanie obowiązków tych pracowników będzie bowiem mogło zostać najbardziej usprawnione dzięki nowoczesnemu systemowi informatycznemu.
W wyznaczeniu konkretnego celu pomóc może także poznanie wszystkich korzyści, które mogą płynąć z implementacji profesjonalnego systemu do zarządzania urlopami. Dzięki temu będziemy wiedzieć, jakich usprawnień możemy się spodziewać po udanym wdrożeniu. Przyjrzyjmy się więc poszczególnym benefitom zapewnianym przez takie oprogramowanie.
Elektroniczne zarządzanie wnioskami urlopowymi – korzyści dla działu kadr
W pierwszej kolejności warto wskazać wszystkie korzyści, które dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu wniosków urlopowych może odnieść nasz dział kadr. Na jakie usprawnienia możemy więc liczyć? Przede wszystkim warto tu wymienić:
- łatwiejszą kalkulację wymiaru urlopu – pracownicy działu kadr często poświęcają wiele godzin na wyliczanie liczby dni urlopowych przysługujących danym osobom; szczególnie czasochłonne może być to w przypadku, gdy obliczenia dotyczą nowo zatrudnionych pracowników lub pracowników wracających po dłuższej nieobecności; dzięki wdrożeniu odpowiedniego programu do zarządzania urlopami możliwa będzie automatyczna kalkulacja wymiaru urlopu również w tych problematycznych sytuacjach;
- redukcja ryzyka błędów – automatyzacja procesów związanych z wyliczaniem wymiaru urlopu pozwoli nie tylko przyspieszyć cały proces, ale także wyeliminować ryzyko wielu pomyłek;
- łatwiejsze przechowywanie i wyszukiwanie wniosków – zmiana papierowego obiegu wniosków urlopowych na obieg elektroniczny sprawi, że wszystkie dokumenty będą mogły znaleźć się w jednym, łatwo dostępnym i czytelnym systemie; pozwoli to szybciej dotrzeć do aktualnie szukanych informacji;
- oszczędność czasu – zarówno ułatwienia w zakresie kalkulacji wymiaru urlopu, jak i w zakresie wyszukiwania dokumentów pozwolą znacznie skrócić czas potrzebny na realizację zadań związanych z zarządzaniem urlopami.
Co pracownicy zyskają dzięki elektronicznym wnioskom urlopowym?
Tak jak wskazywaliśmy wcześniej, elektroniczne wnioski urlopowe zapewniają liczne korzyści nie tylko pracownikom działu kadr, ale także każdej osobie zatrudnionej w danej organizacji. Na czym polegają więc wspomniane benefity? Pracownicy mogą liczyć między innymi na:
- wygodny dostęp do informacji o wymiarze urlopu – wszystkie zatrudnione osoby zyskają dostęp do platformy, dzięki której będą mogły szybko sprawdzić, ile dni urlopowych mogą jeszcze wykorzystać; pracownicy nie będą więc musieli już wysyłać do działu kadr zapytań o pozostały wymiar urlopu;
- szybsze składanie wniosku urlopowego – platforma do zarządzania urlopami pozwoli nie tylko na uzyskanie informacji o wymiarze urlopu, ale także na błyskawiczne złożenie wniosku; nie będzie już konieczne drukowanie, podpisywanie i wysyłanie papierowych dokumentów, co pozwoli na znaczne przyspieszenie całego procesu i zwiększenie wygody zatrudnionych osób;
- natychmiastową informację o zatwierdzeniu dokumentu – każdemu pracownikowi zależy na tym, by jak najszybciej dowiedzieć się, czy jego wniosek urlopowy zostanie zatwierdzony; jedną z funkcjonalności dobrych systemów jest automatyczne wysyłanie powiadomień po akceptacji dokumentu.
Wdrożenie programu do zarządzania urlopami – o czym jeszcze warto pamiętać?
Dzięki analizie potencjalnych korzyści wynikających ze wdrożenia systemu do zarządzania urlopami będziemy mogli łatwiej wyznaczyć cele i monitorować, czy zaimplementowane oprogramowanie daje nam wszystko, czego potrzebujemy.
Co jednak bardzo istotne, zanim zdecydujemy się na konkretny program do zarządzania urlopami, powinniśmy także zastanowić się nad tym, czy będzie on równie użyteczny w momencie, gdy nasza organizacja jeszcze bardziej się rozwinie. Skalowalność systemu i możliwość dopasowania go do aktualnych wymagań jest bowiem w przypadku takich inwestycji niezwykle istotna i pozwala uniknąć mogących pojawić się w przyszłości problemów.
Gdy wybierzemy już konkretny program do urlopów, cały proces jego wdrożenia będzie mógł zostać przeprowadzony błyskawicznie. Zajmujący się implementacją oprogramowania specjaliści pomogą nam w dopasowaniu systemu do naszych potrzeb i zajmą się wszystkimi kwestiami technicznymi. Dzięki temu niemal natychmiastowo będziemy mogli odczuć wszystkie korzyści zapewniane przez to rozwiązanie.
Wdrożenie elektronicznego systemu do zarządzania urlopami jest już dzisiaj niemal niezbędne do utrzymania obecnego poziomu efektywności firmy oraz zadowolenia pracowników. Warto więc uważnie przeanalizować dostępne rozwiązania i wybrać takie oprogramowanie, które odpowie na wszystkie potrzeby naszej organizacji.
