Prawo zamówień publicznych zmienia się szybciej, niż większość osób pracujących w tej dziedzinie jest w stanie nadążyć. Nie chodzi tylko o wielkie nowelizacje, które trafiają do nagłówków branżowych portali. Chodzi o dziesiątki mniejszych zmian, nowe stanowiska UZP, kolejne wyroki KIO rewidujące dotychczasową praktykę i aktualizacje progów kwotowych, które wpływają na kwalifikację postępowań.
Specjalista, który przeszedł solidne szkolenie z zamówień publicznych trzy lata temu i od tej pory nie wracał do tematu, pracuje dziś z wiedzą, która w kilku kluczowych obszarach po prostu przestała być aktualna. Często nie zdaje sobie z tego sprawy, bo brak aktualności nie objawia się od razu. Objawia się dopiero podczas kontroli albo gdy wykonawca wnosi odwołanie oparte na wyroku, o którym zamawiający nigdy nie słyszał.
Regularne szkolenia z PZP nie są wyrazem nieufności wobec kompetencji pracowników. Są odpowiedzią na charakter systemu, w którym ci pracownicy funkcjonują
Jak szybko zmienia się prawo zamówień publicznych?
Żeby odpowiedzieć na to pytanie uczciwie, warto spojrzeć na ostatnie dwa lata. W tym czasie weszły lub wejdą w życie zmiany wynikające z kilku odrębnych nowelizacji: podwyższenie progu stosowania ustawy z 130 000 zł do 170 000 zł od stycznia 2026 roku, nowe zasady dotyczące wykonawców z państw trzecich, ustawa o certyfikacji wykonawców wchodząca w pełni w życie w lipcu 2026 roku, zmiany w procedurze odwoławczej przed KIO oraz nowe obowiązki analityczne zamawiających w zakresie rozeznania rynku.
Każda z tych zmian ma swoje przepisy przejściowe, swoją logikę stosowania i swoje konsekwencje dla postępowań, które są już w toku. Zrozumienie ich nie sprowadza się do przeczytania tekstu nowelizacji. Wymaga analizy, jak nowe przepisy współgrają z dotychczasową praktyką i co oznaczają dla konkretnych decyzji podejmowanych w dziale ZP.
Do tego dochodzi orzecznictwo KIO, które zmienia się niezależnie od nowelizacji. Izba wydaje rocznie kilka tysięcy orzeczeń. Część z nich koryguje wcześniejsze tezy i wyznacza nową linię interpretacyjną, bez żadnej zmiany w samej ustawie. Specjalista, który nie śledzi tych wyroków, może stosować interpretację uznawaną dziś za błędną, bo taką wykształciła sobie kilka lat temu i nikt jej od tej pory nie zaktualizował.
Czemu jednorazowe szkolenie nie wystarczy?
To pytanie, które warto postawić wprost, bo wiele organizacji nadal myśli o kursach z zamówień publicznych jako o zdarzeniu jednorazowym. Pracownik przychodzi, uczy się, dostaje certyfikat i temat jest zamknięty na kilka lat.
Ten model działa w obszarach, gdzie wiedza jest stabilna. W PZP nie działa, bo wiedza nie jest stabilna. Jest zależna od stanu przepisów w danym momencie, od aktualnej linii orzeczniczej KIO i od bieżących stanowisk UZP. Wszystkie te elementy zmieniają się regularnie i niezależnie od siebie.
Jednorazowe szkolenie daje dobry fundament. Ale fundament bez dalszej budowy z czasem staje się tylko historycznym dokumentem tego, jak prawo wyglądało w dniu kursu
Co konkretnie dezaktualizuje się najszybciej?
Nie wszystkie elementy wiedzy z kursu PZP tracą aktualność w tym samym tempie. Warto to rozumieć, żeby świadomie planować cykl szkoleń.
Orzecznictwo KIO i stanowiska UZP
To warstwa, która zmienia się najszybciej. Wyroki Krajowej Izby Odwoławczej są wydawane nieprzerwanie i część z nich realnie zmienia to, jak należy interpretować konkretne przepisy. Stanowisko uznawane za słuszne dwa lata temu może być dziś kwestionowane przez kontrolera, bo linia orzecznicza zdążyła pójść w innym kierunku.
Progi kwotowe i wartości unijne
Progi unijne są weryfikowane co dwa lata przez Komisję Europejską. Zmiana progów wpływa bezpośrednio na kwalifikację postępowań i na zakres obowiązków, jakie spoczywają na zamawiającym. Błędna kwalifikacja wynikająca z pracy na nieaktualnych wartościach to jeden z częstszych błędów wykrywanych podczas kontroli.
Przepisy szczegółowe i procedury techniczne
Nowelizacje dotyczące konkretnych trybów postępowania, zasad kwalifikacji podmiotowej czy wymagań dokumentacyjnych zmieniają się wolniej niż orzecznictwo, ale i tak wymagają regularnej aktualizacji. Horyzont bezpiecznej aktualności to tu 12-18 miesięcy.
Platforma e-Zamówienia
System e-Zamówienia jest regularnie aktualizowany. Nowe funkcjonalności, zmiany w interfejsie i zmodyfikowane wymagania techniczne dotyczące składania ofert mogą wpływać na przebieg postępowań, szczególnie dla osób, które rzadziej korzystają z platformy
Jak często powinno się organizować szkolenia z PZP?
Nie ma jednej odpowiedzi, która pasuje do każdej organizacji. Ale jest kilka zasad, które sprawdzają się w praktyce.
Dla działów ZP prowadzących postępowania regularnie, kilka lub kilkanaście miesięcznie, aktualizacja wiedzy raz w roku to rozsądne minimum. Skala aktywności sprawia, że każda nieaktualna interpretacja przepisu może być stosowana wielokrotnie, zanim ktoś ją zakwestionuje.
Dla osób prowadzących postępowania rzadziej wystarczy cykl 18-24 miesięcy, ale pod warunkiem, że w międzyczasie ktoś w organizacji śledzi przynajmniej ogólne zmiany legislacyjne i informuje pozostałych o najważniejszych aktualizacjach.
Dla kierowników działów ZP i osób pełniących funkcje kontrolne roczna aktualizacja jest koniecznością. Odpowiedzialność za nadzór nad pracą innych wymaga wiedzy, która jest co najmniej tak samo aktualna jak wiedza podległych pracowników.
Warto też planować szkolenie za każdym razem, gdy wchodzi w życie istotna nowelizacja albo gdy dział przejmuje nowy zakres odpowiedzialności: zamówienia unijne, postępowania sektorowe, obsługę kontraktów z klauzulami waloryzacyjnymi
Regularne szkolenia jako element kultury organizacyjnej
Organizacje, które traktują szkolenia z zamówień publicznych jako stały element planowania, a nie reakcję na problem, mają w praktyce mniej problemów podczas kontroli. Nie dlatego, że ich pracownicy są lepsi. Dlatego, że wiedza w dziale ZP jest aktualna i spójna: wszyscy rozumieją te same przepisy w ten sam sposób i stosują tę samą linię interpretacyjną.
To ma znaczenie szczególnie wtedy, gdy w dziale pracuje kilka osób o różnym stażu. Rotacja pracowników, wdrażanie nowych specjalistów i przekazywanie wiedzy między pokoleniami to procesy, które działają znacznie sprawniej, gdy organizacja ma wypracowany rytm szkoleń i dostęp do aktualnych materiałów.
Kolejny argument to ryzyko uzależnienia od jednej osoby. W wielu instytucjach publicznych jest ktoś, kto „zna się na zamówieniach”. Kiedy ta osoba odchodzi, okazuje się, że cała wiedza była w jej głowie, a nie w organizacji. Regularne kursy z zamówień publicznych dla całego działu są jednym ze sposobów na zdywersyfikowanie tej wiedzy i zmniejszenie ryzyka kompetencyjnego przy rotacji.
Jaka forma szkoleń sprawdza się przy regularnej aktualizacji?
Przy cyklicznej aktualizacji wiedzy nie zawsze konieczne jest pełne, kilkudniowe szkolenie. Dobre efekty dają też krótsze, tematyczne kursy skupione na konkretnym zagadnieniu, które właśnie się zmieniło, albo na obszarze, który jest w danym momencie najważniejszy dla organizacji.
ApexNet prowadzi szkolenia z zamówień publicznych w kilku formatach dopasowanych do różnych potrzeb. Szkolenia online pozwalają uczestniczyć bez wychodzenia z biura i bez kosztów dojazdu, co ułatwia regularne wracanie do tematu. Nagrania wideo są dostępne bez ograniczeń czasowych, co pozwala wracać do materiałów w dowolnym momencie, na przykład kiedy w praktyce pojawi się kwestia omawiana na szkoleniu.
Programy są aktualizowane przed każdą edycją i uwzględniają bieżące zmiany legislacyjne oraz aktualne orzecznictwo KIO. Uczestnicy po kursie otrzymują roczny dostęp do platformy EduStrefa, gdzie dostępne są zaktualizowane materiały i kontakt z ekspertami.
Jeśli chcesz omówić, jaki rytm szkoleń najlepiej odpowiada potrzebom Twojego działu lub instytucji, skontaktuj się z zespołem ApexNet.
